隐私政策

1-1. 基本方针

太田电子株式会社（以下简称“本公司”）深刻认识到个人信息是构成隐私的重要信息。在业务活动中处理个人信息时，本公司所有董事及员工将严格遵守关于个人信息的相关法律法规以及为保护个人信息而制定的内部规定，尊重个人的权利和利益，以回应社会对本公司的信赖与期待，同时履行社会责任。

1-2. 关于个人信息的处理

1. 关于个人信息的获取
   本公司在向本人公开或通知个人信息的使用目的后获取个人信息。
2. 关于个人信息的使用
   除法律允许的情况外，本公司仅在获得本人同意的使用目的范围内使用个人信息。如果使用目的发生变更，本公司将向本人公开或通知变更后的使用目的，并在获得同意后进行使用。
3. 关于向第三方公开或提供个人信息
   除事先获得本人同意或法律允许的情况外，本公司不会向第三方提供或公开个人信息。
4. 关于个人信息的安全措施
   本公司为防止个人信息的丢失、破坏、篡改、泄露、不正当访问等情况，将制定内部规定并采取合理的安全措施。此外，本公司还会对处理个人信息的员工进行培训，并与委托方签订关于个人信息处理和安全措施的相关合同，确保适当管理。
5. 关于个人信息相关的本人查询
   本公司设置了个人信息处理相关的咨询窗口。此外，对于本公司所持有的个人信息，如果本人或合法代理人提出关于使用目的通知、公开、修改、补充、删除、停止使用、删除或停止向第三方提供的请求，本公司将在合理范围内采取必要的应对措施。

2-1. 个人信息的使用目的

本公司将在以下业务及为实现使用目的所需的范围内，使用从客户、合作伙伴、股东等相关人士（以下称“客户等”）处获取的个人信息。然而，对于本公司在获取时另行公布或通知使用目的并取得同意的个人信息，将在该使用目的的范围内使用。此外，对于本公司在2012年12月31日之前获取并持有的个人信息，也将在以下使用目的的范围内进行使用。

【业务内容】

1. 以半导体制造设备业务及相关业务为主
2. 其他定款中规定的业务及其附属业务

【使用目的】

1. 为了向客户等（包括代理人）确认身份，并进行本公司或集团各公司（包括关联公司）产品（包括采购产品）、各种服务的促销、销售以及服务介绍
2. 为了办理与客户等交易相关的事务（包括销售、采购以及款项的收取和支付相关事务）
3. 为了开展新产品的开发、商品化以及与服务相关的市场营销活动
4. 在接受其他企业等委托处理个人信息的全部或部分时，为了适当履行委托的相关业务
5. 为了进行客户信息管理以及产品信息管理
6. 为了向股东提供持股公司信息及分红通知等事项
7. 为了开展本公司及集团各公司相关的财务活动
8. 为了办理集团各公司招聘活动相关的事务
9. 为了开展与采购活动相关的事务
10. 为了适当且顺利履行与客户等的交易

2-2. 关于共同使用

本公司将按照以下内容共同使用客户等的个人信息。

1. 共同使用的个人信息项目
   公司名称、公司地址、业务所、所属部门名称、职务、姓名、年龄、电话号码、传真号码、电子邮箱地址等
2. 共同使用者的范围
   集团各公司、关联公司、共同研究单位、特约店、代理店等
3. 使用目的
   与上述2-1中“个人信息的使用目的”相同
4. 对共同使用的个人信息进行管理并负责的主体名称
   与下述第5项“关于‘个人信息’的咨询事项”中所记载的窗口相同

2-3. 关于向第三方提供个人信息

本公司将对客户等的个人信息进行适当管理，未经客户等事先同意，不会向第三方提供个人信息。但以下情况除外：

1. 已事先获得本人同意的情况
2. 根据法律法规的规定的情况
3. 因保护人的生命、身体或财产的需要，而难以获得本人同意的情况
4. 因提高公共卫生或促进儿童健康成长的特殊需要，而难以获得本人同意的情况
5. 因国家机关或地方公共团体及其受委托者需要协助执行法律规定的事务，并且获得本人同意可能对上述事务的执行造成妨碍的情况
6. 在实现使用目的所需范围内，将个人信息的全部或部分委托处理的情况
7. 因合并或其他原因导致业务继承时，个人信息被提供给继承方的情况
8. 提供给上述2-2中提到的共同使用者范围内的对象的情况

本公司在接到本人或代理人提出的要求时，将依据法律法规的规定，对所提供的持有个人数据的使用目的通知、公开、修改、补充、删除、停止使用、消除以及停止向第三方提供（以下统称为“公开等”）进行适当处理。但是，公开等的对象仅限于本公司所持有并拥有公开等权限的个人信息。

注：持有个人数据指的是根据《个人信息保护法》规定，本公司拥有公开等权限的个人信息。

【公开等的程序】

1. 关于公开等的申请，请填写本公司规定的《个人信息相关申请书》中的必要事项，并邮寄至本公司在“5. 关于‘个人信息’的咨询事项”中记载的窗口。申请仅接受书面形式。
2. 申请时，为了进行身份验证，请随附由政府机关颁发的证明文件中的任意一份（复印件），如驾驶证、护照、健康保险被保险者证、养老金手册、在留卡、个人号码卡（仅限正面）。如果是代理人提出公开等申请，必须随附以下文件：证明代理人身份的本公司规定的《委任状》、申请人本人的印章注册证明（需为申请日期起3个月内的文件）以及代理人的身份证明文件，同时还需提供申请人本人的身份证明文件。此外，如果代理人是法定监护人（如父母），则可以提交能够证明申请人与代理人关系的户籍誊本或摘本、或者居民票代替委任状。
3. 在完成身份验证后，本公司将对申请人的个人信息进行调查并采取必要措施，调查结果将以答复书的形式发送给申请人。但如果本公司通过面谈方式进行答复，则可能不提供书面答复书。
4. 为了避免错发，答复书将通过“仅限本人接收邮寄”邮寄给申请人。因此，邮寄费用需由申请人承担，请在邮寄必要文件时随附符合国内标准信件25g以内以及“仅限本人接收邮寄”费用的邮票（邮寄费用可能会有所更改）。不过，如果本公司通过面谈方式提供适当答复，则无需邮寄答复书，邮寄费用也不需要承担。
5. 因公开等申请获取的个人信息，仅用于处理公开等申请所需的范围内。提交的文件将在接收后适当保存一段时间后销毁。
6. 因公开等申请获取的个人信息，可能会在必要范围内提供给本公司集团相关企业。
7. 在以下任一情况下，本公司将拒绝公开申请，并通知申请人拒绝的理由：
   申请书或委任书内容与身份证明文件内容不一致，导致无法验证申请人身份的情况

   规定的申请书或必要文件存在不完整或不足的情况

   未支付返送邮寄费用的情况

   公开等申请的对象不属于“持有个人数据”的情况

   可能损害申请人或第三方的生命、身体、财产及其他权利利益的情况

   可能严重妨碍本公司正常业务执行的情况

   其他法律规定的情况
8. 因公开等申请获取的个人信息，仅用于处理申请所需的范围内，答复结束后将以适当方式销毁。个人信息相关申请书、委任书以及身份证明文件等不予退还。
9. 本公司可能通过电子邮件、电话等方式与申请人或代理人联系，处理公开等申请相关事宜。
10. 关于公开等的程序，本公司可能不经预告对部分或全部内容进行变更，变更内容将通过本页面公布。

本公司通过公司网站收集或由本人注册的个人信息的处理原则上遵循上述内容，但尤其按照以下事项进行处理：

1. 个人信息将在严格的管理体系下进行管理和存储，以防止个人信息的遗失、破坏、篡改以及泄露给第三方，并努力全面加强安全性。
2. 本公司网站内包含需要本人注册个人信息的服务。注册的个人信息的具体使用目的将在提供相关服务的各业务网站中明确说明，并优先适用该说明内容。

关于个人信息的咨询、公开等的申请以及投诉等事项，请通过以下窗口进行受理：

【“个人信息”咨询窗口】

邮编：327-0844　栃木县佐野市富冈町1719-2
太田电子株式会社
“个人信息”咨询窗口负责人